Perustelut
Varsinais-Suomen liiton maakuntahallitus on valinnut 20.12.2021 § 191 Tiera Tiedonhallinta CaseM -ratkaisun ja Tiera Sähköinen arkistointi -ratkaisun liiton asianhallintajärjestelmäksi ja sähköiseksi arkistoksi. Samalla maakuntahallitus päätti, että aiemman asianhallintajärjestelmän päätösaineistot siirretään sähköiseen arkistoon. CaseM-ratkaisu otettiin käyttöön kesällä 2022. Sähköisen arkiston migraatio valmistui kesällä 2023 ja vuoden 2024 alusta kirjanpidon ja palkkahallinnon aineistot on viety sähköiseen arkistoon.
Tiedonhallintalaki edellyttää, että viranomainen ylläpitää käsittelyssä olevista ja olleista asioista ja päätöksenteosta rekisteriä, johon rekisteröidään asiaa, asiankäsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot. CaseM-ratkaisu hyödyntää älykästä tiedonohjausta ja mahdollistaa kokonaan sähköiset asianhallinnan prosessit. Lisäksi tiedonhallintalaki määrää, että viranomaisen laatimat asiakirjat säilytetään sähköisesti. Tiera sähköinen arkisto on pitkäaikaissäilytykseen sopiva säilytysjärjestelmä sähköisille asiakirjoille.
Liitto on neuvotellut Tiera Oy:n kanssa CaseM- ja Sähköisen arkistoinnin palvelusopimuksen muuttamisesta niin, että nykyiset toistaiseksi voimassa olevat sopimukset muutetaan määräaikaisiksi ja että sopimusta jatketaan 31.12.2030 saakka.
Sopimuksen muutoksen taustalla on vireillä oleva hankintalain muutos, joka rajaisi kuntien ja kuntayhtymien mahdollisuuksia järjestää toimintaansa sidosyksikköjen kautta. Tiera Oy tuottaa asianhallinnan ja arkistoinnin palveluja useille kunnille, kuntayhtymille ja hyvinvointialueille. Hankintalain uudistuksen voimaantullessa monet toimijat joutuisivat kilpailuttamaan asianhallinta- ja arkistopalvelunsa samanaikaisesti. Palveluntarjoajan vaihtuminen aiheuttaa merkittävät lisäkustannukset ja runsaasti työtä. Asianhallinta- ja arkistojärjestelmä on vasta saatu käyttöön. Järjestelmien vaihtuessa kaikki palvelussa olevat tiedot pitää siirtää hallitusti järjestelmästä toiseen tai jättää vanhakin järjestelmä passiivikäyttöön. Siksi palvelusopimukset ovat tyypillisesti pitkäaikaisia.
Sopimuksen määräaikaisuutta jatkamalla Varsinais-Suomen liitto haluaa varmistaa riittävän ajan valmistautua asianhallintajärjestelmän ja sähköiseen arkiston kilpailutukseen, mahdolliseen järjestelmänvaihdoksen aiheuttaman työn resurssointiin sekä pienentää riskiä merkittävistä lisäkustannuksista, joita syntyi vuosina 2022–2023 edellisen järjestelmänvaihdoksen yhteydessä.
Päätösehdotus
Esittelijä
-
Jyri Arponen, maakuntajohtaja, jyri.arponen@varsinais-suomi.fi
Maakuntahallitus päättää
1. Jatkaa Tiera Oy:n kanssa tehtyjä palvelusopimuksia määräaikaisena 31.12.2030 saakka
2. Valtuuttaa maakuntajohtajan allekirjoittamaan sopimukset.
Asian kiireellisyyden vuoksi pykälä tarkastetaan kokouksessa.