Perustelut
Central Baltic -ohjelman kaikki käynnissä olevat hankkeet ja sidosryhmien edustajat yhteen kokoava seuraava tapahtuma ns. Programme Objectives -seminaari järjestetään Tukholmassa alkukesällä 2026.
Tapahtuman järjestämistä Tukholmassa puoltaa koko ohjelma-alueen huomioiminen tasapuolisesti sekä ohjelman näkyvyyden parantaminen Ruotsissa. Tällä ohjelmakaudella Ruotsissa ei vielä ole järjestetty koko ohjelman kattavaa tapahtumaa, mutta muissa ohjelma-alueen maissa on.
Tapahtuma kustannuksineen sisällytetään osaksi vuoden 2026 Central Baltic -ohjelman budjettia ja toimintasuunnitelmaa.
Osallistujia odotetaan 300 henkeä. Tilaisuus jakautuu kahdelle päivälle, joista ensimmäinen on kaikille yhteinen ja toisena päivänä jakaudutaan ohjelman tavoitteiden mukaisiin ryhmiin. Tilaisuuteen sisältyy illallinen.
Tilaisuuden kokonaiskustannuksia on arvioitu jo ennen tarjousten pyytämistä. Kyseessä on hankintalain liitteen E mukainen kohde (mm. seminaarit, tapahtumapalvelut), missä kynnysarvo on poikkeuksellisesti 300 000 € (alv 0 %) eikä julkista hankintailmoitusta edellytetä.
Tarjoukset pyydettiin sähköpostitse 7.5.2025 kolmesta paikasta Tukholman ydinalueelta, missä kyseisen kokoinen tilaisuus on mahdollista järjestää ja missä on hyvät kulkuyhteydet. Seuraavista kahdesta saatiin tarjouspyynnön mukainen tarjous määräaikaan 21.5.2025 mennessä:
1. 7A Conference & Event / Posthuset
2. Radisson Blu Waterfront Hotel
Kolmannen tarjoajan Münchenbryggeriet tarjous ei vastannut tarjouspyyntöä.
Tarjousten hintaeron ollessa 12.6.2025 SEK-EUR kurssin mukaisesti marginaalinen, on 7A Conference & Event/Posthuset tarjous arvioitu kokonaistaloudellisesti edullisimmaksi. Heillä vapaina olevat päivämäärät sekä tarjoamansa tilat on arvioitu Radisson Blu Waterfrontin tarjoamia sopivammiksi tähän tapahtumaan. Hankinta perustuu kansalliseen lakiin julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (29.12.2016/1397).
Tarjouspyyntö ja tarjoukset ovat nähtävillä kokouksessa.
Ehdotus
Esittelijä
-
Jyri Arponen, maakuntajohtaja, jyri.arponen@varsinais-suomi.fi
Maakuntahallitus päättää
1. hyväksyä 7A Conference & Event/Posthusetin tarjous, jossa kokonaishinnaksi on 12.6.2025 SEK-EUR valuuttakurssien mukaisesti arvioitu 63 200 EUR (ALV 0)
2. valtuuttaa maakuntajohtajan tekemään tarvittavat hankintapäätökset sekä aluekehitysjohtajan allekirjoittamaan mahdollisen sopimuksen tarjoajan kanssa.
Maakuntahallitus päättää, että asian kiireellisyyden takia pöytäkirja tarkastetaan tämän asiakohdan osalta kokouksessa.