Perustelut
Varsinais-Suomen liitto toimii Central Baltic -ohjelman hallintoviranomaisena. Hallintoviranomaisena Varsinais-Suomen liitto todentaa ja maksaa hankkeen päähakijalle EAKR-rahoitusosuuden. Maksatuspäätökset ovat hallintovastaavan (Head of Managing Authority, Merike Niitepõld) viranhaltijapäätöksiä ja ne perustuvat hallintosäännön 27 §:ään.
Varsinais-Suomen liitto on vastaanottanut Central Baltic -ohjelmasta rahoitetun NBSCALE-hankkeen päähakijalta Business Turku Oy Ab oikaisuvaatimuksen 30.12.2024. Oikaisuvaatimus liittyy hallintoviranomaisen tekemään maksatuspäätökseen 16.12.2024 no 93/2024 ja koskee matkapalvelujen kilpailutusmenettelyä.
Hankkeen kansallisen valvonnan yhteydessä on ruotsalaisen partnerin, Movexum, edellä mainitun kilpailutuksen kustannus (kokonaisuudessaan 15 610,43 EUR, josta 7 340,60 EUR yllä mainitulla maksatuspäätöksellä) todettu kokonaisuudessaan tukikelvottomaksi. Kustannus on hylätty Ruotsin valvojan maksatuspäätöksessä, koska kansallista kilpailutuslainsäädäntöä ei ole noudatettu. Kilpailutusasiakirjoissa ja laaditussa sopimuksessa hankinnan kestoa ei ole määritelty, ja viitearvona käytetyn summan edellyttämää menettelyä ei ole käytetty. Molemmat seikat johtavat siihen, ettei kilpailutusta voida katsoa tehdyn määräysten mukaisesti.
Ruotsin kansallinen valvoja on vähentänyt tukikelvottomat kustannukset EU-laajuisen kilpailutusmenettelyvirheitä ja niiden vähennyksiä koskevan ohjeistuksen mukaisesti, kuten ohjelmamanuaalissa edellytetään. Hallintoviranomaisen maksatuspäätös on sisältänyt Ruotsin kansallisen valvojan tekemän vähennyksen.
Päähakija esittää oikaisupyynnössään, että hallintoviranomainen
1. Perehtyy päähakijan toimittamaan selvitykseen.
2. Sallii Movexumin toimittaa mahdollisesti vielä tarvittavat selvitykset.
3. Harkitsee uudelleen päätöstään vähentää matkakustannukset ja sisällyttää vähennetyt kustannukset maksatukseensa.
Hallintoviranomainen toteaa, että
1. Hallintoviranomainen on perehtynyt päähakijan ja Movexumin toimittamaan selvitykseen liitteineen.
2. Asiassa ei ole syytä pyytää lisää aineistoja; Ruotsin valvojalle ja hallintoviranomaiselle toimitetut liitteet antavat hyvän käsityksen asioiden kulusta.
Movexum tuo esille huolensa kahdesta asiasta:
ALV-raportoinnin menettelyt – hallintoviranomainen toteaa, ettei tämä ole oikaisuvaatimuksen kannalta oleellinen asia. ALV-raportointi ei ole vaikuttanut kustannusten tukikelpoisuuteen, eikä valvoja tai hallintoviranomainen ole antanut asiassa sitovaa ohjeistusta.
Matkakustannusten kilpailutus – hallintoviranomainen toteaa, että sille on toimitettu samat tiedot, jotka Ruotsin valvojalla (valvontaa tekevä henkilö sekä lakimies) on ollut käytettävissä. Nyt ei ole siis annettu uutta tai täydentävää tietoa.
Vähennyksen perusteena on käytetty laskutapaa, jolla hankkeen enimmäisarvo on määritelty. Tämä on koostunut neljän vuoden enimmäispituudesta ja 600 000 SEK vuosikustannuksesta.
Movexum esittää, näistä seuraavaa:
- Kilpailutusta ja sopimusta ei ole tarkoitettu neljän vuoden pituiseksi, vaan 2+1 vuotta. Tämä määritys on vahingossa jäänyt mainitsematta sopimuksessa.
- 600 000 SEK vuosikustannus ei ole tosiasiallinen arvioitu vuotuinen kustannus, vaan palveluntarjoajan asiakkaidensa kategorisointia varten käyttämä viitteellinen summa.
3. Hallintoviranomainen on tarkastellut esitetyt perustelut vähentää matkakustannukset, päähakijan sekä Movexumin toimittamat selvitykset sekä komission ohjeistuksen kilpailutuksiin liittyvistä korjauksista. Movexumin selvityksissä ei kiistetä, että kansallisen valvojan tekemät havainnot pitävät paikkansa. Siksi on kiistatonta, ettei kaikkia määräyksiä ole noudatettu. Kiistanalaista on, miten vakavia nämä puutteet ovat. Hallintoviranomainen toteaa, että vaikka Movexumin selvitykset ovat ymmärrettäviä, ne eivät muuta sitä tosiasiaa, että kilpailutuksiin liittyvä lainsäädäntö ja ohjeistukset ovat tiukkoja ja niitä on noudatettava. Tästä syystä hallintoviranomainen ei korjaa päätöstään eikä sisällytä vähennettyjä kustannuksia maksatukseensa.
Oheismateriaali:
1) Maksatuspäätös NBSCALE
2) Oikaisuvaatimus maksatuspäätöksestä
3) Oikaisuvaatimuksen liite
Ehdotus
Esittelijä
-
Jyri Arponen, maakuntajohtaja, jyri.arponen@varsinais-suomi.fi
Maakuntahallitus päättää hylätä Business Turku Oy Ab:n oikaisuvaatimuksen (30.12.2024) seuraaviin asiakohtiin perustuen:
1. Ohjelman ohjeistus hanketoteuttajille (Programme Manual v 5.0) edellyttää, että ostopalvelut on tehtävä asianmukaisia lakeja noudattaen. Tässä tapauksessa menettelyssä on ollut virheitä ostopalvelun ja siitä tehdyn sopimuksen keston ja koon määrittelyssä. Molemmat virheet ovat merkittäviä hankintalain kannalta.
2. Vähennys on tehty soveltaen komission kilpailutusmenettelyvirheitä ja niiden vähennyksiä koskevan ohjeistuksen mukaisesti, kuten ohjelmamanuaalissa todetaan (Programme Manual v 5.0, s. alaviite, “Brussels, 14.5.2019 C(2019) 3452 final” (Commission Decision of 19.12.2013 on the setting out and approval of the guidelines for determining financial corrections to be made by the Commission to expenditure financed by the Union under shared management, for non-compliance with the rules on public procurement).
Asian kiireellisyyden vuoksi pöytäkirja tarkastetaan tämän pykälän osalta jo kokouksessa.