Perustelut
Sähköpostin käsittelysäännöt kuuluvat Varsinais-Suomen liitossa työnantajan ja henkilöstön välisen yhteistoimintamenettelyn piiriin. Aiemmat käsittelysäännöt hyväksyttiin käyttöön yhteistyökomiteassa 29.1.2014 § 5. Sääntöjä on tarpeen päivittää nykyistä toimintaympäristöä ja lainsäädäntöä vastaavaksi. Liitossa on jo vuonna 2018 siirrytty Microsoft 365-toimintaympäristöön.
Sähköpostien käsittelyssä sovelletaan liitossa kirjesalaisuuden, yksityisyyden suojan ja hyvän hallintomenettelyn periaatteita samalla tavalla kuin muussakin tiedonhallinnassa. Sähköpostin käsittelysäännöt perustuvat voimassaolevaan lainsäädäntöön (laki yksityisyyden suojasta työelämässä, julkisuuslaki, tiedonhallintalaki, EU:n yleinen tietosuoja-asetus).
Oheismateriaali: Sähköpostin käsittelysäännöt
Ehdotus
Yhteiskomitea hyväksyy Sähköpostin käsittelysäännöt -asiakirjan noudatettavaksi viraston viestinnässä ja tiedonhallinnassa.